Slik gjør du mailboksen klar før ferien
Leser du jobbmail, selv om du ikke kommer til å svare når du er på ferie? Det bør du unngå, mener ekspert.
For å kunne ta ferie med god samvittighet, bør du starte med å tømme innboksen, forklarer Jørn Kippersund. Han holder foredrag og kurs om «Innbokskontroll», i tillegg til å være legevaktsjef.
– Ferien er en gyllen anledning til å bestemme deg for hvilke oppgaver du ikke får gjort noe med, og fjerne disse fra innboksen.
Hans forslag er å starte med å «snu innboksen», slik at de eldste e-postene dine dukker opp øverst.
– Se deg selv i speilet, og spør deg om de eldste e-postene kan slettes.
For å ha «full innbokskontroll» bør det være så få meldinger i innboksen at du har kontroll over dem som er der, ifølge Kippersunds produktivitetsstrategi. En e-post som ligger i innboksen, venter på å bli behandlet, mens en slettet eller arkivert e-post, betyr at oppgaven er ferdig håndtert.
Har du en rotete innboks? Slik får du orden i e-postkaoset
Relevant «Out of office»-beskjed
Når innboksen er ryddet opp i, bør man ifølge e-posteksperten legge inn et ferievarsel, en såkalt «Out of office»-beskjed.
– Mange skriver veldig utydelige ferievarsler. Hva betyr egentlig «Er på ferie. Leser mail sporadisk»? Her er det uklart om man i det hele tatt vil få svar, og hvem man eventuelt kan kontakte i mellomtiden.
Les også: Slik blir du kvitt mappekaoset på PC-en din
Han mener det derfor er viktig å være tydelig – og realistisk.
– Hvis du ikke leser e-post på ferie, er det best å skrive at en ikke kan regne med å få svar fra deg i ferien, sier Kippersund, og legger til:
– Spørsmålet er hvor trygg du er på din egen mulighet til å ta tak i e-postene når du er tilbake. Hvis du tror det neppe blir gjort, bør du skrive «E-poster mottatt i ferien, blir ikke håndtert. Send ny e-post etter 1. august, hvis spørsmålet fortsatt er relevant».
Hvis du føler deg trygg på at du vil kunne rydde opp i alt når du er tilbake, kan du skrive «Jeg vil lese og håndtere e-posten din etter 1. august».
Les også: Teknologien som gjør reisen din bedre
– Terskelen er ofte veldig høy for å forstyrre noen i ferien, og du vil antakeligvis ikke bli nedringt om du legger inn telefonnummeret ditt. Men da har du en sikkerhetsventil, og vil få beskjed ved spesielle hendelser.
Hvis du mottar mange e-poster, og vet at en stor oppryddingsjobb vil vente på deg, kan du gjerne sette dato for når du er tilgjengelig igjen, først noen dager etter at du faktisk er tilbake fra ferie, tipser Kippersund.
– Dato er relevant å ha med i «Out of office»-varselet, men du kan godt gi deg selv litt ekstra tid til å rydde opp.
Så du? Sikkerhetsselskap om virus: E-postlesing størst trussel
Sjekke eller ikke sjekke?
Hvorvidt en i det hele tatt bør sjekke, eller la e-posten ligge i fred, avhenger ifølge Kippersund av hva slags jobb du har.
– Jeg tror man får best ferie om man ikke sjekker e-posten i det hele tatt. De som har en jobb der andre kan kontaktes, bør la vær å sjekke. Men mange, for eksempel ledere og dem som driver mindre foretak, må nok sjekke av og til.
Det betyr imidlertid ikke at en bør være tilgjengelig hele tiden – og ikke glem at avsenderne faktisk har fått beskjed om at du er på ferie.
Vær OBS på dette: Derfor bør du unngå åpne wi-fi-nettverk
Leser du jobbmailer på ferie, vil du naturlig nok tenke på jobboppgaver, som kan forstyrre feriens ro. I tillegg skaper du mer jobb for deg selv, ettersom du likevel må plukke opp tråden igjen når du er tilbake på kontoret.
– Det er veldig smart å begrense mailsjekkingen, og sette regler for seg selv, som er enkle å forholde seg til. Når jeg har ferie, er jeg ganske nøye med å avgrense sjekkingen til spesielle tidspunkt.
Kippersund foreslår å sette en regel om at du i ferien aldri skal sjekke jobb-e-post etter klokken ti på formiddagen, og aldri i helgene.
– Jeg er ganske sikker på at man får en bedre ferie hvis man greier å holde seg unna.
Komplett Club
Få 100 kr i velkomstgave! Bli medlem i vår nye kundeklubb og få poeng når du handler på Komplett.no. Poengene gir deg tilgang til ulike typer fordeler som rabatter, fri frakt og muligheten til å bli VIP-medlem. Medlemskapet er gratis.
VGs journalister og redaksjon har ingen rolle i produksjonen og publiseringen av dette innholdet.