Åtte triks som gjør Google-hverdagen din mer produktiv
Få full kontroll over mailboksen din, ta i bruk kunstig intelligens og imponer med spennende funksjoner når du holder presentasjoner. Her er Google Cloud Norge-sjefens innsidetips til å mestre Googles verktøykasse.
I dag bruker over 3,4 millioner bedrifter Googles «G Suite» på verdensbasis, og stadig flere arbeidsplasser og skoler satser på søkegigantens skybaserte programpakke – som inneholder både e-post, skylagring, kalender, dokumentbehandling og mye mer.
Er du vant til å bruke en kombinasjon av Office-pakken, Mac- eller Windows-programmer og lagring av filer lokalt på maskinen, kan overgangen virke tungvint. Men tjenesten er faktisk veldig lett å sette seg inn i.
Sjekk også: Mac-triksene som gjør deg mer effektiv
Du logger ganske enkelt inn på Gmail i nettleseren din (via en egen bedrifts- eller skolelink, ikke www.gmail.com). Øverst til høyre i e-postvinduet får du opp et ikon med flere firkanter. Trykker du på dette ikonet finner du resten av verktøyene som inngår i programpakken, for eksempel «dokumenter», «kalender» og «regneark».
Tilgang til alt overalt
Den kanskje største fordelen – i alle fall for mange – er at alt som lagres i Googles tjeneste er tilgjengelig uansett hvor du er. Det gjør at du raskt og enkelt kan finne frem til filene dine, enten du er hjemme, på farta eller ved pulten på kontoret. Og skulle du være så uheldig å miste maskinen din, mister du ikke alle filene dine (såfremt du ikke har lagret alt på harddisken din) – nettopp fordi alt ligger trygt i skyen.
Dårlig nett? Sjekk om det er PC-en din som er problemet
Ifølge Christopher Conradi, som er sjef for Google Cloud i Norge, er det flust av «ninjatriks» i G Suite som kan gjøre hverdagen din litt enklere. Her er noen av hans favoritter:
1. Lær deg hurtigtastene
I likhet med i andre programmer finnes det en rekke hurtigtaster du kan bruke i Gmail. Lærer du dem, kan du ifølge Conradi bli mye mer effektiv i innboksen siden du slipper å hele tiden bruke musepekeren for å navigere deg rundt.
Hvis du har en mailtråd åpen kan du eksempelvis trykke på «p» for å trykke deg bakover, eller «n» for å trykke deg videre til neste e-post i samtalen. Trykk på «enter»-tasten for å åpne meldingen. Et annet eksempel er å trykke «#» for å slette e-posten. Se alle hurtigtastene du kan bruke på Googles support-side her.
Slik gjør du det:
Klikk deg inn på «innstillinger» (tannhjul-ikonet øverst til høyre i e-postvinduet) > Skroll deg ned til «hurtigtaster» og skru på denne funksjonen.
Så du denne? De viktigste forskjellene på PC og Mac
2. Hold innboksen ryddig med enkle grep
Google bygger på «Getting things done»-prinsippet, forklarer skytjeneste-eksperten.
– Kort fortalt betyr det at man kun åpner e-post én gang, og at man arkiverer e-post man har lest og er ferdig med, slik at en hele tiden jobber med en tom innboks.
Hvis du tar i bruk dette prinsippet har du altså full oversikt over hvilke gjøremål som gjenstår, og det er mindre sannsynlighet for at oppgaver eller avtaler «glipper».
Les mer om orden i innboksen: Slik får du orden i e-postkaoset
Slik gjør du det:
Når du har aktivert hurtigtastene kan du med ett enkelt tastetrykk arkivere e-poster ved å trykke på «Y». I tillegg kan du aktivere funksjonen «Send og arkiver» under «innstillinger», som gjør at en e-posttråd automatisk blir arkivert når du svarer på en e-post.
3. Lagre programmene som bokmerker
Å ikke ha programmene tilgjengelig på skrivebordet, og kun i nettleseren, kan virke uvant hvis man er ny med G Suite. Men hvis du lagrer de ulike programmene som bokmerker, vil du ha dem lett tilgjengelig.
– I tillegg kan du lagre bokmerker til docs.new, sheets.new og slides.new. Disse snarveiene åpner et nytt dokument i Google Docs, Google Sheets og Google Slides. Man har dermed en knapp i toppen av nettleseren man kjapt kan trykke på for å starte et nytt dokument, tipser Conradi.
Slik gjør du det:
Hvis du er i nettleseren Chrome trykker du på ctr + D (eller command + D på Mac) for å lagre nettsiden du er inne i som et bokmerke.
4. Ta i bruk filtre og etiketter
Det er ikke alle mailer vi mottar som krever svar, og at disse dukker opp i innboksen din kan virke støyende.
– Mail du ikke må gjøre en handling på skal ideelt sett ikke havne i innboksen din. Få disse til å skippe innboksen og heller legge seg under en etikett. Nyhetsbrev eller «cc»-e-poster er to klassikere.
God e-post-etikette: Huskelisten for å unngå irriterte mottakere
Slik gjør du det:
Når du er inne i e-posten trykker du på nedoverpilen ved siden av «svar»-knappen. Velg «Filtrer e-poster som denne» og legg til kriterier for hvilke e-poster som skal sorteres og markeres med en etikett. Legg for eksempel e-poster med «nyhetsbrev» i teksten under etiketten «Nyhetsbrev».
5. Få flere funksjoner
Hvis det er noen funksjoner du savner i G Suite kan du ta en titt i «G Suite Marketplace», som er tjenestens svar på «app store».
– Her kan du laste ned tilleggsfunksjoner fra tredjeparter. Alt fra tankekart til script til wordpress-integrasjoner finner du her, tipser Conradi.
Så du? Dette er hurtigtastene du bør kunne i Windows
Slik gjør du det:
Trykk på tannhjulet øverst til høyre i nettleseren og klikk på «Finn tillegg».
I tillegg til «appene» du finner på markedsplassen, kan du ta en titt i Googles «Lab» hvor nye funksjoner til Gmail testes ut. Her finner du for eksempel en prøvefunksjon som lar deg lagre e-postsvar du sender ofte – midt i blinken for den som er litt lat. Klikk på tannhjulet > «innstillinger» > «Prøvefunksjoner»
6. Lag bedre dokumenter med kunstig intelligens
I dokument-programmene finner du et lite ikon nederst til høyre i vinduet som kan hjelpe deg hvis du står litt fast – eller trenger litt kreativ «input» fra Google.
– «Utforsk» bruker maskinlæring på dokumentet ditt. Enten det er å gi presentasjonen din et pent design, la deg gjøre søk med naturlig språk i regnearkdata eller hente informasjon fra nettet som du enkelt kan dra inn i dokumentet dinn, forklarer eksperten.
Slik gjør du det:
Klikk på «stjerne»-ikonet nederst til høyre i nettleseren når du har et dokument oppe, og se hva Google foreslår.
Passer du godt nok på? Slik sikrer du brukerkontoene dine fra å bli hacket
7. Bruk «Q&A»-funksjon i presentasjoner
Mens de fleste har vært borti PowerPoint og KeyNote, er Googles «Presentasjoner», eller «Slides», kanskje ikke kjent for alle. Funksjonaliteten er rimelig lik, men Googles løsning har noen flere smarte løsninger, blant annet en «spørsmål og svar»-funksjon.
– Når du står i presentasjonsmodusen klikker du på «Spør i vei for publikum». Da vil publikumet få se en link på toppen av dine slides hvor de kan gå inn og stille spørsmål, samt stemme spørsmål som har kommet inn opp eller ned. Du som presenterer kan da velge å klikke på et av spørsmålene for å vise det til publikum og svare på det.
I tillegg til å få spørsmål «på direkten», kan du sende ut linken på forhånd, slik at folk kan sende inn spørsmål før presentasjonen.
– Linken som blir laget til en presentasjon er unik og endres ikke. Det betyr at du kan starte en «spørsmål-svar»-sesjon allerede på mandag før allmøtet på fredag, legger eksperten til.
PS! Spørsmål kan stilles anonymt eller med navn.
Slik gjør du det:
Klikk på nedoverpilen ved siden av «Start presentasjon»-knappen i «Presentasjoner» > Velg «Spør i vei for publikum» og trykk på «Start en ny økt». Du vil da få opp en link og spørsmålene som sendes inn vil dukke opp i vinduet på din skjerm.
Les også: Spillene som kan lære barnet ditt å kode
8. Lag en spørreundersøkelse
Å få inn gode spørsmål kan være vel og bra, men i noen tilfeller er det du som sitter på spørsmålene. G Suite har selvsagt et verktøy i kassa for det også, nemlig «Google Forms», eller «Skjemaer» som programmet heter i den norske versjonen.
– Det er en av de bedre applikasjonene i G Suite, og altfor få vet at den finnes. «Forms» bruker man til å lage spørreundersøkelser og til datainnsamling. Den er genial til å finne ut hvem som skal ha hvilken meny på julebordet, til å lage et påmeldingsskjema for et event, eller til å kjøre en avansert ansattundersøkelse.
Slik gjør du det:
Finn «Skjemaer» i G Suite-menyen > Klikk på «Start et nytt skjema» og du er i gang med å lage en spørreundersøkelse. Når du er ferdig kan du sende skjemaet som e-post, via en link eller du kan bygge den inn i HTML.
Komplett Club
Få 100 kr i velkomstgave! Bli medlem i vår nye kundeklubb og få poeng når du handler på Komplett.no. Poengene gir deg tilgang til ulike typer fordeler som rabatter, fri frakt og muligheten til å bli VIP-medlem. Medlemskapet er gratis.
VGs journalister og redaksjon har ingen rolle i produksjonen og publiseringen av dette innholdet.