Enten du har hatt sommerferie, snart er tilbake på jobb eller har jobbet hele sommeren, er det en fordel å være á jour med arbeidsoppgavene dine. Møter du stadig røde, lysende varsler i innboksen hver gang du åpner den, er det på tide å ta grep. 

Jørn Kippersund holder foredrag om «innbokskontroll», i tillegg til å være legevaktsjef og tidligere fastlege med 14 års erfaring. Han jobber med å formidle hvordan du kan få kontroll i innboks-kaoset som ofte oppstår, uten at du egentlig vet hvordan du endte i rotet i utgangspunktet.

Les også: Få smartere hus – bruk stemmestyring

– De to viktigste motivasjonsfaktorene for å få kontroll over innboksen, er å unngå bekymring for at oppgaver glipper, og at du slipper å håndtere oppgaver flere ganger, sier han.

De uleste e-postene skal sees på som en oppgave. Arkiverer du meldingen, er oppgaven ferdig løst.

INNBOKSEKSPERTEN: Har du mistet oversikten over innboksen din? Jørn Kippersund er ekspert på å få kontroll over e-poster, og gir deg råd til hvordan du kan gå høsten i møte med blanke ark. Line Sjøhelle

Lag struktur 

Spesielt etter ferien kan det ha hopet seg opp med e-poster i innboksen. Men hva er vel ikke bedre enn å komme tilbake fra ferien med en ryddig og strukturert innboks? Da slipper du hele tiden å bli minnet på de uløste oppgavene som ligger og venter.

– Mange bruker innboksen som et arkiv. Problemet er da at det blir et utydelig skille mellom uløste og løste oppgaver.

Få et smartere hjem: Fem grunner til å bytte til digital dørlås

Foredragsholderens råd er å kun beholde e-poster som krever en handling fra deg i innboksen. Alle andre e-poster sletter eller arkiverer du. Da kan du enkelt prioritere de viktigste gjøremålene dine, og du har til enhver tid kontroll over pågående oppgaver.

ULEST E-POST: Dersom alle de åtte e-postene er faktiske gjøremål, og ikke mail som bare ligger der, kan du beholde dem. Hvis ikke - slett dem umiddelbart, er Kippersunds råd. VG Partnerstudio

Men hvordan rydder du opp i en allerede rotete innboks, egentlig? Ifølge Kippersund skal du ikke fortvile.

– Flytt alle e-postene inn i en mappe du for eksempel kaller «arkiv». Det er ikke så nøye hvor du legger ferdig håndterte e-poster, så lenge de ikke ligger i innboksen. 

Du skal altså ikke fordele alle e-postene i ulike mapper. Ei heller bekymre deg for at viktige mailer forsvinner. Den enkleste måten å finne igjen gammel mail på, er å bruke søkefunksjonen. 

– Det går mye raskere enn å bla i mange mapper du aldri blir helt sikker på hvordan du skal organisere, poengterer han.

Sjekk også: Ti grunner til å velge Samsung QLED-TV

Tre tips for å holde innboksen ryddig

Kippersund gir deg tre enkle og tydelige råd til hvordan bli bedre på å håndtere e-poster:

1) Unngå å sjekke e-post hele tiden

Er du alltid «på», er du også alltid mottakelig for avbrytelser. Kippersunds råd er derfor å slå av push-varsler når du har muligheten til det. 

– Vi vet jo at multitasking egentlig ikke funker. Blir du hele tiden avbrutt av innkommende e-poster, blir du nødt til å svitsje mellom ulike kontekster og oppgaver – noe som stjeler kapasitet. Derfor mener jeg du bør legge opp til å ha noen e-postfrie økter i løpet av arbeidsdagen, sier han.

2) Håndter oppgaver bare én gang

Ifølge Kippersund bør du lese e-post når du har anledning til å håndtere innkommende mailer. Målet er at alle oppgaver kun skal håndteres én gang.

– Det er selvsagt et ideal, og ikke noe du alltid vil kunne gjøre. Men om du vet at du ikke har mulighet til å håndtere meldinger som kommer inn, bør du også unngå å sjekke innboksen, råder innboks-eksperten.

Så du denne? Seks nyttige Philips Hue-triks

3) Fjern alle e-poster som er ferdig håndtert

Har du lest en e-post, og dermed blitt ferdig med oppgaven, bør den fjernes fra innboksen med én gang. Et tips er å lære seg hurtigtaster, slik at arkivering og sletting av e-poster er like enkelt som å klikke seg videre til neste melding.

– I alle e-post-programmer kan du arkivere hurtigtaster for å flytte dem til ulike mapper. Lær deg disse, og øv deg opp til å bruke dem. Da blir slutthåndteringen av e-post ved første gangs lesing en vane. Slik vil du spare mye tid, samtidig som du får kontroll på dine uløste oppgaver, avslutter eksperten.

  • Del saken

  • Publisert

  • Kategorier

    Data
Annonse

Komplett Club

Få 100 kr i velkomstgave! Bli medlem i vår nye kundeklubb og få poeng når du handler på Komplett.no. Poengene gir deg tilgang til ulike typer fordeler som rabatter, fri frakt og muligheten til å bli VIP-medlem. Medlemskapet er gratis.