Slik får du orden i e-postkaoset
Mange har hundrevis, kanskje flere tusen, e-poster i innboksen – og bruker skillet mellom uleste og leste e-poster for å holde kontroll. Det er en dårlig strategi, mener en ekspert.
Er du typen som aldri har en eneste ulest e-post liggende i innboksen, eller har antall uleste mailer hopet seg opp?
Uansett hvor «flink» du er til å lese e-post, er det en sjanse for at du ikke har spesielt god oversikt over innholdet i innboks-mappen din, noe som kan skape unødvendig stress i hverdagen.
– De to viktigste motivasjonsfaktorene for å få kontroll over innboksen er å unngå bekymring for at oppgaver glipper, og at man slipper å håndtere oppgaver flere ganger, sier Jørn Kippersund, som holder foredrag og kurs om «innbokskontroll».
I tillegg til å formidle en metode for å få orden i informasjon- og oppgavekaos, er Kippersund legevaktsjef og har tidligere vært fastlege i 14 år.
Les også: De viktigste forskjellene mellom PC og Mac
Han mener man bør se på hver e-post i innboksen som en oppgave, som i de fleste tilfeller løses ved å arkivere eller slette den.
– Mange bruker innboksen som et arkiv. Problemet er da at det blir et utydelig skille mellom uløste og løste oppgaver.
Foredragsholderens råd er å kun beholde e-poster som krever en handling fra deg i innboksen. Alle andre e-poster sletter eller arkiverer du. Da kan du enkelt prioritere de viktigste gjøremålene dine, og du har til enhver tid kontroll over pågående oppgaver.
Sjekk også: Slik trekker du tilbake en feilsendt e-post
Full orden med få tastetrykk
Om du ikke nettopp har opprettet en ny e-postkonto, kan det virke uoverkommelig å rydde opp i en innboks med mye gammelt innhold. Løsningen er ifølge Kippersund pinlig enkel:
– Flytt alle e-postene inn i en mappe du for eksempel kaller «arkiv». Det er ikke så nøye hvor man legger ferdig håndterte e-poster, så lenge de ikke ligger i innboksen.
Du skal med andre ord ikke fordele hundrevis av e-poster i «riktige» mapper – og du behøver ikke bekymre deg for å miste viktige mailer.
– Viktigste måten å finne igjen gammel e-post på, er uansett ved hjelp av søkefunksjonen. Det går raskere enn å bla i mange mapper du aldri blir helt sikker på hvordan du skal organisere.
Bli mer effektiv: Disse hurtigtastene bør du kunne i Windows
Når du har tømt innboksen må du en siste gang scanne over den nyfylte arkivmappen og flytte tilbake til innboksen de e-postene som du vet at krever en handling fra deg før de kan arkiveres eller slettes, tipser e-post-eksperten.
Fra nå av skal du enkelt finne de uløste oppgavene i innboksen.
Tre enkle regler for å holde innboksen ryddig
Det er først når innboksen er tom at den virkelige jobben starter. Endrer du ikke handlingsmønsteret ditt, vil nemlig innboksen raskt fylles opp igjen.
Så du denne? Slik overlever du i et bråkete kontorlandskap
For å holde orden i det lange løp, råder Kippersund til å følge disse tre reglene:
1. Unngå å sjekke e-post hele tiden
Om man alltid er tilgjengelig på e-post, er man stadig mottakelig for avbrytelser. Derfor mener Kippersund at det er lurt å unngå å sjekke e-posten hele tiden – og skru av pushvarsler om man har mulighet til det.
– Vi vet jo at multitasking egentlig ikke funker. Blir man hele tiden avbrutt av innkommende e-poster, blir man nødt til å svitsje mellom ulike kontekster og oppgaver – noe som stjeler kapasitet. Derfor mener jeg man bør legge opp til å ha noen e-postfrie økter i løpet av arbeidsdagen.
2. Håndter oppgaver bare én gang
Ifølge Kippersund bør man lese e-post når man har anledning til å håndtere innkommende mailer.
– Målet er at alle oppgaver bare skal håndteres én gang. Det er selvsagt et ideal, og ikke noe man alltid vil kunne gjøre. Men om man vet at man ikke har mulighet til å håndtere meldinger som kommer inn, så bør man også unngå å sjekke innboksen.
Sjekk også: De viktigste Netflix-triksene
3. Fjern alle e-poster som er ferdig håndtert
Har man lest en e-post og blitt ferdig med oppgaven, så bør e-posten fjernes fra innboksen med en gang. Om man har lært seg hurtigtaster, for eksempel i Outlook, vil arkivering og sletting av e-poster være like enkelt som å klikke seg videre til neste e-post, forklarer Kippersund.
– I alle e-post-program, også nettbaserte som Gmail og Hotmail, kan man aktivere hurtigtaster for å flytte e-poster til ulike mapper. Lær deg disse, og øv deg opp til å bruke dem. Da blir slutthåndtering av e-post ved første gangs lesing en vane, og du vil spare mye tid, samtidig som du får kontroll med dine uløste oppgaver.
Komplett Club
Få 100 kr i velkomstgave! Bli medlem i vår nye kundeklubb og få poeng når du handler på Komplett.no. Poengene gir deg tilgang til ulike typer fordeler som rabatter, fri frakt og muligheten til å bli VIP-medlem. Medlemskapet er gratis.
VGs journalister og redaksjon har ingen rolle i produksjonen og publiseringen av dette innholdet.